この1年くらい毎日自分に来るメールが多すぎてまともに処理できない日々が相当長く続いておりました。
もちろん
- 広告メールやメーリングリストなどで不必要なものは解除
- 必要だけど優先度の低いものはサブフォルダに自動仕分け
- 自分宛のメールには色をつけて強調
- 重要なメールだけ検索フォルダを作成してそこで簡単に見つけられるように
というような対策はしてあったのですが、これをくぐり抜けて毎日自分に届いて目を通さないといけない(と思っていた)メールが200通前後とどく状況でした。
もうどうにもこうにも対応しきれず、上司からの急ぎ目の指示も「まだメール自体を読めていません」ということがあまりにも多く続いたので、メールのフォルダ分けと仕訳ルールを駆使して改善してみました。
それなりに上手くいっている気がするので、共有してみます。
現在は以下のようにフォルダ分けをしています。
色々とフォルダが大量にありますが、今1番上手くいってると感じてるのは以下のフォルダ分けおよび自動仕訳です。
- 受信トレイには超重要なメールしかのこさない
- 「自分が宛先に入っている」あるいは「本文に胡田と直接書かれている」メールのみを「自分がToに入っているメール」に仕分ける
- 「自分がCCに入っている」あるいは「配布グループにはいっていて直接は宛先に含まれていない」メールは「自分がToには入っていないメール」に仕分ける
という方法です。
あらかじめ自分の対応がすぐに必要なものと、すぐではなくても１日に1回くらいは必ず返信までしなければいけないものと、基本的に読み飛ばしていいものにフォルダレベルでわかれていることになるので、「同じ対応レベル」で処理することができます。優先度が高い順に。
こうしておくと、とくに、「自分がToには含まれていない」メールを連続的に処理するのに必要な時間がそうとう短縮されました。同じスレッドであれば一括して移動できるので、タイトルだけをみて、一連のスレッドを本文に読まずに全部処理済みフォルダに移動、なんてこともできるようになりました。だいたい１日に1、2回集中的に一気にメールを処理してしまって、1回あたりで100通くらいの未読を5分もかからずに処理済みにするようなことができるようになってきました。以前は対応レベルが異なるものが混ざってたので、どの対応レベルなのかタイトルや本文をそれぞれみて判断してたのですが、その手間が随分時間のロスだったみたいです。
もちろんこういうやり方をしていると、本来きちんと読んで対応すべきメールを読み落としてしまうリスクもそうとうあるのですが、まぁ、本当に必要な場合には再送してくれたり、口頭で話しかけにきてくれたりするので大丈夫…ということにしてあります。
１日に200通も300通もメールを受け取る人には結構有効な手段なんじゃないかと思いますので、ぜひお試しいただければと思います。生産性あがりますよ。
もしも、もっと良いやり方を自分はやってるよ！という方がいましたらぜひ教えてもらえればと思います。本気でそういう情報を求めております。。。